Ohne Bewegung keine Fitness

Heinz Fuchs, Betriebsökonom HWV,
MAS Treuhand und Beratungs AG, Bern

Renditeüberlegungen, wie wir sie von Kapitalgesellschaften als alles beherrschende Maximen kennen, werden in der Arztpraxis nur ausnahmsweise angestellt. Hier steht primär das Einkommen der Inhaberin und des Inhabers zur Diskussion. Dennoch braucht jedes Unternehmen, also auch die Arztpraxis, eine bestimmte Menge an Kapital. Und damit dieses Kapital Rendite bringt oder zumindest keine Kosten verursacht, muss es arbeiten, muss es «umgeschlagen» werden. Eine wichtige Rolle spielt dabei die Geschwindigkeit. Denn je schneller das Kapital arbeitet, je öfter es umgeschlagen wird, um so positiver wird sich das auf die Produktivität des Unternehmens auswirken.

Zu den klassischen Ladenhütern eines verfehlten Kapitaleinsatzes zählen zu grosse Warenlager (zum Beispiel Medikamente, Verbrauchsmaterial usw.) und – was nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist – zu grosse Ausstände bei den Kunden- und Patientenguthaben, den so genannten Debitoren.

Debitorenmanagement – der Weg zum Wohlstand?

Alle Einnahmen der Arztpraxis stammen aus Zahlungen von Patienten, Kunden, Versicherungen usw. Aus diesen Zahlungen müssen die anfallenden Kosten und das Einkommen des Inhabers gedeckt werden. Ziel des Debitorenmanagements ist die Sicherung der fristgerechten Zahlungserfüllung und somit die Erhaltung und Verbesserung der Liquidität.

Wie komme ich schneller zu meinem Geld?

Für viele Unternehmer ist ein Geschäft abgeschlossen, wenn die Rechnung geschrieben und versandt worden ist. Das ist ein Irrtum, der teuer zu stehen kommen kann. Denn natürlich ist ein Geschäft erst mit der vollständigen Bezahlung des Ausstandes erledigt. Wobei es am vorteilhaftesten ist – für das Kapital und für das Unternehmen –, wenn die Bezahlung baldmöglichst erfolgt.

Um schneller an das Geld zu gelangen, braucht es eine effiziente Debitorenbewirtschaftung, die in folgenden Schritten zum Erfolg führen wird:

Rechnungsstellung Kontrolle der Zahlungsfristen Mahnmassnahmen Inkasso

Wann soll ich abrechnen?

Das Debitorenmanagement beginnt mit der Rechnungsstellung. Nach Erbringung der Leistung sollte so rasch als möglich abgerechnet werden. Selbstverständlich sind dabei Vorschriften, Gewohnheiten und mögliche negative Kundenreaktionen angemessen zu berücksichtigen. Doch muss sich der Unternehmer bewusst sein, dass bereits vom Zeitpunkt des Behandlungsabschlusses an bis hin zur effektiven Rechnungsstellung die Kreditfrist zugunsten des Kunden läuft und damit entsprechende Finanzierungskosten zu Lasten der Praxisrendite entstehen.

Wie lange gebe ich meinen Kunden Kredit?

Mit den Zahlungsbedingungen – zum Beispiel 30 Tage netto – wird den Kunden das Zahlungsziel vorgegeben. Bekanntlich hat sich die berühmt-berüchtigte Zahlungsmoral in den letzten Jahren auch in der Schweiz markant verschlechtert und das Zahlungsziel zum Wunschziel werden lassen.

Muss ich die Kunden durch Mahnen erziehen?

Es ist statistisch erwiesen, dass eine Mahnung bei nachlässigen Zahlern in den meisten Fällen eine erzieherische Wirkung hat. Werden Mahnbriefe regelmässig versandt, steigt die Zahlungsbereitschaft der Kunden. Wird auf Mahnungen verzichtet oder wird nur unsystematisch gemahnt, wirkt sich das auf die Zahlungsfristen zwangsläufig negativ aus.

Es kann durchaus sein, dass bei Zahlungsverzug Zielkonflikte entstehen können. Einerseits möchte man den säumigen Zahler mahnen, andererseits will man den Kunden nicht verärgern oder gar verlieren. Trotzdem sollte man sich durchsetzen. Hilfreich ist oftmals ein persönliches Ansprechen des Kunden, sei es durch eine Mitarbeiterin oder, noch besser, durch die Praxisinhaberin oder den Praxisinhaber.

Wann ist Inkasso angebracht?

Auch vor dem Einsatz des gewissermassen letzten Mittels, des rechtlichen Inkassos, sollte man sich nicht scheuen – vorausgesetzt, dass man alle anderen Möglichkeiten ausgeschöpft hat. Empfehlenswert ist der Beizug eines Inkassospezialisten. Da diese Dienstleistung nicht billig ist, muss allerdings darauf geachtet werden, dass das Kosten-Nutzen-Verhältnis am Ende stimmt

Ist das Debitorenmanagement messbar?

Beim Debitorenbestand handelt es sich um gebundenes, also unproduktives Kapital. Wird dieses Kapital in Relation zum Umsatz gebracht, ergibt sich daraus als Messgrösse der so genannte Debitorenumschlag. Mit einem nächsten Berechnungsschritt erhält man die Kennzahl der mittleren Kreditfrist. Diese Zahl gibt darüber Auskunft, wie viele Tage im Durchschnitt vom Rechnungsdatum bis zum Zeitpunkt der Zahlung verstreichen. Wie unsere Tabelle zeigt, kann diese Masszahl nun mit anderen Werten verglichen werden.

Benötigt mein Kapital mehr Bewegung?

Zeigt ein Vergleich mit den Soll-, Vorjahres- und Erfahrungswerten ein negatives Bild, ist der Fall klar: das Debitorenmanagement ist nicht fit. Wir benötigen mehr Bewegung, der Debitorenumschlag muss erhöht und der Bestand an unbezahlten Rechnungen gesenkt werden. Das erreichen wir durch ein strafferes Mahnwesen. Das heisst: es muss regelmässiger, schneller und konsequenter gemahnt werden.