Zeit gewinnen und Kosten sparen

Rationalisierung

Im Rahmen unserer kleinen Reihe über Mittel und Möglichkeiten zur Rationalisierung der Praxisadministration geht es diesmal um das Thema Kontokorrent.

Max Schumacher, dipl. Wirtschaftsprüfer, MAS Treuhand und Beratungs AG, Zürich

Mitten in einer Besprechung eines kniffligen Steuerfalls erhält meine Arbeitskollegin einen offenbar überaus dringenden Anruf einer Ärztegattin, die sich ums Administrative kümmert. Sie beklagte sich bei der Treuhänderin bitterlich, dass ihr der für die Praxis zuständige Hausmeister soeben in barschem Ton die längst überfällige Heizkostenrechnung vorgehalten hätte. Was ihr ebenso peinlich wie unerklärlich sei. Weil sie einfach nicht glauben könne, dass man diese Rechnung nicht pünktlich beglichen hätte. Denn genau darauf würde sie und ihr Ehemann allergrössten Wert legen.

Am Ball und à jour

«Nein, das kann tatsächlich nicht sein», höre ich meine Kollegin sagen - was mich zunächst ziemlich verblüfft. Wie kann sie sich da so sicher fühlen?

Alles klar! Sie erinnert sich ganz genau an diese spezielle Rechnung, denn sie hat den betreffenden Vergütungsauftrag im vorletzten Monat selber bearbeitet. Eigentlich höchst erfreulich, dass die Treuhänderin auf so direkte Weise am Ball und à jour und in die Abläufe dieser Arztpraxis einbezogen ist. Denn im traditionellen Auftragsverhältnis beschäftigten wir uns oft nur mit der administrativen Vergangenheitsbewältigung. Man erfasst und verarbeitet Geschäftsvorfälle, die Monate zurückliegen.

Den beschriebene Direktbezug erreichen wir durch die Kombination verschiedener Dienstleistungen. Der Kunde, um den es hier geht, ist Genossenschafter der Ärztekasse. Diese führt für ihn ein Kontokorrent, auf dem die Zahlungen der Patienten und der Versicherungen verbucht werden. Im Rahmen dieser Dienstleistung kann die Arztpraxis zulasten ihres Kontos Vergütungen und Daueraufträge ausführen lassen.

Differenzierter Datenfluss

Der Datenfluss über dieses Kontokorrent ist so organisiert, dass mit möglichst wenig zusätzlichem Aufwand eine maximale Leistung erzielt wird. Unabhängig vom Fälligkeitsdatum sendet die Praxis die Rechungen mit einem unterzeichneten Vergütungsauftrag an die zuständige Filiale der MAS Treuhand und Beratungs AG. Schon bei diesem Arbeitsschritt hat der Kontoinhaber, im Vergleich zur gängigen Banklösung, einen Zusatznutzen. Denn dort muss er das Valutadatum für die Begleichung der verschiedenen Rechnungen selber einsetzen und hat, wenn er unterschiedliche Zahlungstermine anordnen will, eine entsprechende Anzahl individuell datierter Vergütungsaufträge auszufüllen.

Unkomplizierter Service

Bei unserem System werden die Rechnungen nach der Kontierung zur fristgerechten Zahlung an das Verarbeitungszentrum der Ärztekasse weitergeleitet, wo man die Daten samt Kontonummern elektronisch erfasst. Zudem werden die einzelnen Rechnungen, bevor sie an den Auftraggeber zurückgehen, filmisch kopiert, sodass ein fehlender Beleg jederzeit auf umkomplizierte Weise ersetzt werden kann.

Der Kontoinhaber hat die Ärztekasse autorisiert, die Daten des Kontokorrents auf elektronischem Weg an die MAS Treuhand und Beratungs AG zu übermitteln. Über die speziell programmierte Schnittstelle zwischen unserer Buchhaltung und der Ärztekasse-Software importieren wir den gesamten Buchungsverkehr des Kontos durch besonders gesicherte Datenleitungen. Dabei können im Idealfall, gewissermassen per Knopfdruck,alle relevanten Buchungen aus den Bereichen Kreditoren und Debitoren übernommen werden.

Hoher Nutzen, tiefe Kosten

Der integrierte Datenfluss und die Einbindung von verschiedenen Dienstleistungsanbietern in eine Prozesseinheit bringen einen optimalen Nutzen bei erstaunlich günstigen Kosten - ganz abgesehen vom Zeitgewinn für das Praxisteam. Kommt dazu, dass die Ärztinnen und Ärzte, wie das eingangs skizzierte Beispiel zeigt, durch die Zusammenarbeit mit dem Treuhandspezialisten einen engagierten und mitdenkenden Partner an ihrer Seite haben. Gerade in schwierigeren Zeiten ist es gut zu wissen, im Fall der Fälle auf einen erfahrenen Kopiloten zählen zu können.


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